Digitech Human Resource Information System (HRIS)
Versi 2.1 — Berlaku sejak: 23 September 2026
Digitech Human Resource Information System (“Digitech HRIS”, “Layanan”, atau “Sistem”) adalah platform pengelolaan sumber daya manusia berbasis awan yang dikembangkan dan dioperasikan oleh Digitech (“Kami”). Layanan ini digunakan oleh perusahaan untuk mengelola data kepegawaian, kehadiran, penggajian, dan pengajuan karyawannya.
Kebijakan Privasi ini menjelaskan data pribadi apa saja yang kami proses, atas dasar apa, berapa lama kami menyimpannya, kepada siapa data itu dapat diungkapkan, serta hak apa yang Anda miliki atas data tersebut. Kebijakan ini berlaku untuk seluruh kanal Layanan: aplikasi web, aplikasi mobile, dan antarmuka pemrograman (API) yang kami sediakan.
Kebijakan ini disusun dengan mengacu pada:
Dengan menggunakan Digitech HRIS, Anda menyatakan telah membaca dan memahami Kebijakan Privasi ini. Apabila Anda tidak menyetujuinya, mohon hentikan penggunaan Layanan dan hubungi bagian SDM perusahaan Anda.
Digitech HRIS adalah layanan bisnis-ke-bisnis. Pemahaman atas pembagian peran berikut penting untuk mengetahui ke mana Anda harus mengajukan permintaan atas data Anda.
Untuk seluruh data kepegawaian yang dimasukkan ke dalam Sistem — identitas karyawan, kehadiran, penggajian, cuti, lembur, dan pengajuan lainnya — Perusahaan Klien Anda bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, sedangkan Digitech bertindak sebagai Prosesor. Kami memproses data tersebut hanya sesuai instruksi Perusahaan Klien dan hanya sepanjang diperlukan untuk menyediakan Layanan.
Konsekuensinya: keputusan mengenai data Anda — data apa yang dikumpulkan, siapa yang boleh mengaksesnya, kapan dikoreksi atau dihapus — berada pada Perusahaan Klien. Permintaan atas hak Anda sebagai subjek data sebaiknya diajukan lebih dahulu kepada bagian SDM atau administrator sistem di perusahaan Anda.
Digitech bertindak sebagai Pengendali atas sekumpulan kecil data yang kami perlukan untuk mengelola Layanan itu sendiri, yaitu: data kontak administrator dan penanggung jawab berlangganan, log akses dan log kesalahan sistem, serta catatan tiket dukungan teknis.
Cakupan di bawah ini adalah cakupan maksimum yang dapat diproses Sistem. Data yang benar-benar terisi bergantung pada modul yang diaktifkan dan kebijakan Perusahaan Klien Anda.
Lokasi hanya diambil pada saat Anda menekan tombol pencatatan kehadiran. Sistem tidak melacak posisi Anda secara terus-menerus dan tidak mengambil lokasi di luar momen tersebut.
Apabila perusahaan mengaktifkan verifikasi wajah, Sistem memproses representasi numerik wajah Anda dan menyimpan swafoto yang Anda ambil saat pendaftaran wajah. Perlakuan khusus atas data ini dijelaskan tersendiri pada bagian 7. Data Biometrik dan Face ID.
Setiap pemrosesan data pribadi dalam Layanan bertumpu pada dasar pemrosesan yang sah sebagaimana diatur Pasal 20 UU PDP:
| Tujuan Pemrosesan | Dasar Pemrosesan |
|---|---|
| Administrasi kepegawaian dan pengelolaan data karyawan | Pemenuhan kewajiban perjanjian kerja |
| Perhitungan dan pembayaran gaji beserta komponennya | Pemenuhan kewajiban perjanjian kerja |
| Pencatatan kehadiran, jadwal kerja, dan lembur | Pemenuhan kewajiban perjanjian kerja |
| Perhitungan, pemotongan, dan pelaporan PPh Pasal 21 | Pemenuhan kewajiban hukum |
| Perhitungan dan pelaporan iuran BPJS | Pemenuhan kewajiban hukum |
| Pemrosesan pengajuan cuti, lembur, dinas, dan penggantian biaya | Pemenuhan kewajiban perjanjian kerja |
| Verifikasi wajah pada masuk aplikasi dan pencatatan kehadiran | Persetujuan yang sah dan eksplisit |
| Pengamanan sistem, pencegahan penyalahgunaan, dan penelusuran audit | Kepentingan sah yang seimbang |
| Dukungan teknis dan penanganan gangguan layanan | Kepentingan sah yang seimbang |
| Penyelesaian perselisihan dan pemenuhan permintaan otoritas berwenang | Pemenuhan kewajiban hukum |
Yang tidak kami lakukan. Kami tidak menjual, menyewakan, atau memperdagangkan data pribadi Anda kepada pihak mana pun. Kami tidak menggunakannya untuk pemasaran atau pemprofilan komersial, dan tidak menggunakannya untuk melatih model kecerdasan buatan umum.
Data biometrik tergolong Data Pribadi Spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) UU PDP, sehingga kami memperlakukannya secara khusus.
Saat pendaftaran wajah, aplikasi mengambil dua pose dan mengubahnya menjadi embedding — sederet angka hasil pengukuran ciri wajah. Perhitungan ini berlangsung sepenuhnya di dalam perangkat Anda. Deretan angka itulah yang dipakai untuk mencocokkan wajah, dan ia tidak dapat dikembalikan menjadi foto wajah Anda.
Selain deretan angka tersebut, Layanan menyimpan pula swafoto yang Anda ambil pada saat pendaftaran, beserta catatan kapan pendaftaran itu terjadi dan dari perangkat apa.
Foto itu disimpan karena deretan angka tidak dapat diperiksa manusia. Tanpa foto, tidak ada seorang pun — termasuk Anda sendiri — yang dapat membuktikan bahwa wajah yang terdaftar memang wajah Anda, dan bukan wajah orang lain yang didaftarkan atas nama Anda. Foto tersebut hanya dapat dilihat oleh pengelola data kepegawaian pada perusahaan tempat Anda bekerja.
Untuk dua keperluan terakhir, wajah yang baru didaftarkan dibandingkan dengan wajah karyawan lain di perusahaan yang sama. Perbandingan itu berlangsung di dalam Layanan, memakai deretan angka tadi, dan hasilnya hanya berupa angka kemiripan — bukan salinan wajah siapa pun.
Data biometrik tidak digunakan untuk tujuan lain, tidak pernah dibandingkan dengan basis data di luar perusahaan Anda, dan tidak pernah dibagikan kepada pihak ketiga.
Pendaftaran wajah dilakukan atas persetujuan Anda. Anda dapat menarik persetujuan tersebut kapan saja melalui bagian SDM atau administrator sistem. Setelah persetujuan ditarik, deretan angka ciri wajah Anda dihapus dari Layanan dan dari perangkat, dan pencatatan kehadiran dialihkan ke metode lain yang disediakan perusahaan. Penarikan persetujuan tidak memengaruhi keabsahan pemrosesan yang sudah terjadi sebelumnya.
Swafoto pendaftaran beserta catatan peristiwanya tidak ikut terhapus pada saat itu, karena keduanya adalah bukti bahwa pendaftaran pernah dilakukan dan oleh siapa. Keduanya disimpan paling lama sampai hubungan kerja Anda berakhir. Anda dapat meminta penghapusannya lebih awal kepada bagian SDM, dan permintaan tersebut kami penuhi sepanjang tidak ada kewajiban hukum yang mengharuskan kami menyimpannya lebih lama.
Kami mengungkapkan data pribadi hanya dalam keadaan berikut:
Data Digitech HRIS disimpan dan diproses pada infrastruktur yang berada di wilayah hukum Republik Indonesia. Apabila di kemudian hari terdapat pemrosesan yang melibatkan pihak di luar wilayah Indonesia, kami akan memenuhi ketentuan Pasal 56 UU PDP — termasuk memastikan negara tujuan memiliki tingkat pelindungan yang setara atau menyiapkan pengamanan yang memadai — dan menginformasikannya melalui pembaruan Kebijakan Privasi ini.
Kerahasiaan kata sandi dan perangkat Anda adalah bagian penting dari keamanan data. Jangan membagikan kata sandi atau kode sekali pakai kepada siapa pun, termasuk kepada pihak yang mengaku sebagai petugas Digitech, dan segera laporkan kepada administrator apabila Anda menduga akun Anda diakses orang lain.
Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya kebal. Kami menerapkan pengamanan yang wajar dan berlapis, namun tidak dapat menjamin keamanan mutlak atas setiap pengiriman data melalui internet.
Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesannya, atau selama diwajibkan peraturan perundang-undangan, mana yang lebih lama. Setelah jangka waktu tersebut berakhir, data dihapus atau dianonimkan sehingga tidak lagi dapat dikaitkan dengan Anda.
| Jenis Data | Jangka Waktu Penyimpanan |
|---|---|
| Data kepegawaian karyawan aktif | Selama hubungan kerja berlangsung |
| Data kepegawaian setelah berakhirnya hubungan kerja | 5 tahun sejak tanggal berakhir |
| Riwayat penggajian, bukti potong, dan data perpajakan | 10 tahun, mengikuti ketentuan perpajakan |
| Catatan kehadiran | 5 tahun |
| Swafoto kehadiran dan dokumen unggahan pendukung | 5 tahun |
| Data biometrik wajah (deretan angka ciri wajah) | Sampai persetujuan ditarik atau hubungan kerja berakhir |
| Swafoto pendaftaran wajah dan catatan peristiwanya | Sampai hubungan kerja berakhir |
| Log akses dan log keamanan sistem | 1 tahun |
| Catatan tiket dukungan teknis | 2 tahun sejak tiket ditutup |
Apabila Perusahaan Klien mengakhiri langganan, data perusahaan tersebut dikembalikan atau dihapus sesuai perjanjian layanan yang berlaku antara Digitech dan perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan Pasal 5 sampai dengan Pasal 15 UU PDP, Anda berhak untuk:
Kami menanggapi permintaan yang sah dengan konfirmasi penerimaan paling lambat 3 x 24 jam, dan menuntaskannya paling lambat 14 hari kerja. Kami dapat meminta verifikasi identitas terlebih dahulu untuk memastikan permintaan tidak berasal dari pihak yang tidak berhak.
Apabila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami akan mengamankan sistem dan membatasi dampaknya, lalu — sesuai Pasal 46 UU PDP — menyampaikan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam kepada Perusahaan Klien sebagai Pengendali Data dan kepada lembaga yang berwenang. Pemberitahuan tersebut memuat data pribadi yang terungkap, kapan dan bagaimana hal itu terjadi, serta upaya penanganan dan pemulihan yang kami lakukan. Pemberitahuan kepada subjek data yang terdampak disampaikan oleh Pengendali Data, dan kami mendukung pelaksanaannya.
Digitech HRIS ditujukan untuk penggunaan di lingkungan kerja dan tidak diperuntukkan bagi anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak sebagai pengguna Layanan. Data anak dapat muncul secara terbatas sebagai data anggota keluarga karyawan — misalnya untuk keperluan status PTKP dan tanggungan BPJS — yang diisikan oleh karyawan atau perusahaan berdasarkan kewajiban administrasi kepegawaian, dan diproses hanya untuk keperluan tersebut.
Layanan dapat memuat tautan ke situs atau layanan pihak ketiga, misalnya dokumen yang ditautkan perusahaan Anda. Kebijakan Privasi ini tidak berlaku atas situs atau layanan tersebut, dan kami tidak bertanggung jawab atas praktik pelindungan data yang mereka terapkan. Kami menyarankan Anda membaca kebijakan privasi masing-masing sebelum menyerahkan data pribadi kepada mereka.
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu, misalnya karena perubahan fitur Layanan atau perubahan peraturan. Perubahan yang bersifat material diberitahukan kepada Perusahaan Klien dan ditampilkan sebagai pemberitahuan di dalam Sistem sekurang-kurangnya 14 hari kalender sebelum berlaku, disertai pembaruan nomor versi dan tanggal berlaku pada bagian atas dokumen ini. Perubahan yang tidak material, misalnya perbaikan penulisan, berlaku sejak dimuat.
Untuk pertanyaan, permintaan atas hak Anda, atau keberatan yang berkaitan dengan Kebijakan Privasi ini, silakan hubungi:
Pejabat Pelindungan Data Pribadi
Digitech
Surel: privacy@digital-techno.net
Situs: hris.digital-techno.net
Konfirmasi penerimaan paling lambat 3 x 24 jam; penyelesaian paling lambat 14 hari kerja.
Apabila Anda menilai penanganan kami belum memadai, Anda berhak menyampaikan pengaduan kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi.
Kebijakan Privasi ini disusun dalam Bahasa Indonesia. Apabila di kemudian hari tersedia terjemahannya dalam bahasa lain dan terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia yang berlaku.
Dokumen ini merupakan bagian dari ketentuan penggunaan Digitech HRIS dan mengikat seluruh pihak yang menggunakan Sistem.
© 2026 Digitech. Seluruh hak dilindungi.