Kebijakan Privasi

DigiTech Human Resource Information System (HRIS)

Versi 1.0 — Berlaku sejak: 27 Juni 2026

1. Pendahuluan

DigiTech HRIS (“Sistem”, “Kami”) adalah platform manajemen sumber daya manusia berbasis digital yang dioperasikan oleh PT Digital Techno Indonesia. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi karyawan, manajer, dan administrator yang menggunakan Sistem ini.

Kebijakan ini disusun sesuai dengan:

UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP)
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)
PP No. 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik

2. Data Pribadi yang Kami Kumpulkan

2.1 Data Identitas Karyawan

Nama lengkap, kode karyawan, jabatan, divisi
Nomor Induk Kependudukan (NIK)
Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)
Nomor BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
Nomor rekening bank
Alamat domisili dan alamat KTP
Nomor telepon dan alamat email
Tanggal lahir, jenis kelamin, status perkawinan

2.2 Data Kehadiran & Lokasi

Waktu check-in dan check-out harian
Koordinat GPS saat melakukan absensi
Foto selfie saat check-in/check-out (jika fitur diaktifkan)
Log aktivitas absensi (riwayat lengkap)

2.3 Data Penggajian & Pajak

Komponen gaji (gaji pokok, tunjangan, potongan)
Perhitungan PPh 21 (metode TER sesuai PMK-168/2023)
Riwayat slip gaji bulanan
Data iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

2.4 Data Aktivitas Kerja

Pengajuan dan riwayat cuti
Pengajuan dan riwayat lembur (termasuk jenis dan durasi)
Pengajuan dan riwayat perjalanan dinas
Pengajuan dan riwayat reimbursement (termasuk bukti/foto)
Pengajuan dan riwayat pinjaman karyawan
Data pertukaran shift dan jadwal kerja

2.5 Data Akun & Teknis

Username dan kata sandi (tersimpan dalam bentuk hash terenkripsi)
Token autentikasi dengan masa berlaku terbatas
Log akses sistem (waktu login, perangkat)

3. Tujuan Penggunaan Data

Kami menggunakan data pribadi hanya untuk keperluan berikut:

Tujuan	Dasar Hukum
Administrasi kepegawaian dan penggajian	Pelaksanaan kontrak kerja
Penghitungan dan pelaporan pajak (PPh 21)	Kewajiban hukum (PMK-168/2023)
Pengelolaan kehadiran dan jadwal kerja	Pelaksanaan kontrak kerja
Pelaporan BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan	Kewajiban hukum
Proses persetujuan cuti, lembur, dan perjalanan dinas	Kepentingan sah perusahaan
Keamanan sistem dan pencegahan akses tidak sah	Kepentingan sah perusahaan
Audit internal dan kepatuhan regulasi	Kewajiban hukum

Kami tidak menggunakan data pribadi karyawan untuk keperluan pemasaran, profiling komersial, atau dijual kepada pihak ketiga manapun.

4. Penyimpanan dan Keamanan Data

4.1 Lokasi Penyimpanan

Data disimpan di server yang berlokasi di wilayah hukum Republik Indonesia.

4.2 Langkah Keamanan Teknis

Enkripsi transmisi: Seluruh komunikasi menggunakan HTTPS/TLS
Enkripsi kata sandi: Disimpan menggunakan algoritma hash satu arah (bcrypt)
Token akses terbatas: Autentikasi JWT dengan masa berlaku 8 jam
Isolasi data klien: Data setiap perusahaan dipisahkan secara logis
Akses terbatas: Database tidak dapat diakses dari internet publik
Backup berkala: Data dicadangkan secara rutin

4.3 Kontrol Akses Berdasarkan Peran

Admin: Akses penuh terhadap data seluruh karyawan dalam perusahaannya
Manager: Akses terbatas pada data karyawan dalam divisinya
Karyawan: Hanya dapat mengakses data milik diri sendiri

5. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami dapat berbagi data pribadi hanya dalam kondisi berikut:

Kewajiban hukum: Pelaporan pajak ke DJP, pelaporan BPJS, dan kewajiban regulasi lainnya
Perintah penegak hukum: Apabila diperintahkan secara resmi oleh instansi berwenang
Penyedia infrastruktur: Penyedia server/hosting yang terikat perjanjian kerahasiaan data
Audit eksternal: Auditor yang ditunjuk oleh perusahaan klien, sesuai ruang lingkup audit

6. Retensi Data

Jenis Data	Masa Simpan
Data kepegawaian aktif	Selama hubungan kerja berlangsung
Data kepegawaian setelah resign	5 tahun setelah tanggal resign
Riwayat penggajian & pajak	10 tahun (sesuai ketentuan perpajakan)
Log kehadiran	5 tahun
Log akses sistem	1 tahun
Foto selfie absensi	1 tahun

7. Hak Subjek Data

Sesuai UU PDP Pasal 8–14, setiap karyawan memiliki hak:

Hak Akses: Melihat data pribadi yang tersimpan dalam Sistem
Hak Koreksi: Meminta perbaikan data yang tidak akurat
Hak Penghapusan: Meminta penghapusan data dalam kondisi tertentu
Hak Pembatasan Pemrosesan: Meminta pembatasan penggunaan data tertentu
Hak Portabilitas: Mendapatkan salinan data dalam format yang dapat dibaca
Hak Keberatan: Mengajukan keberatan atas pemrosesan data tertentu

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, hubungi departemen HR atau administrator sistem Anda.

8. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu. Perubahan material akan diberitahukan kepada pengguna melalui notifikasi dalam Sistem minimal 14 hari sebelum berlaku, disertai pembaruan tanggal efektif di bagian atas dokumen ini.

9. Penanggung Jawab Perlindungan Data

Data Protection Officer (DPO)

PT Digital Techno Indonesia

Email: privacy@digital-techno.net

Website: hris.digital-techno.net

Kami akan merespons dalam waktu 14 hari kerja.

Dokumen ini merupakan bagian dari ketentuan penggunaan DigiTech HRIS dan mengikat seluruh pihak yang menggunakan Sistem.